Hasan Brissy : Sukses berorganisasi

Catatan Club keorganisasian KMNU IPB 17 Mei 2014.
Sekretariat KMNU IPB 17-Mei-2014

Penyampaian dilaksanakan di Sekret KMNU IPB oleh Ka Ipin. Beliau pertama menyampaiakan bahwa ada tiga T dalam berorganisasi. Yaitu Tujuan, Time, dan tim. Kunci yang berbentuk 3T ini berada dalam pra atau sebelum pelaksanaan.

Pertama adalah Tujuan, Dalam berorganisasi kita perlu melihat apa tujuan dari organisaasi tersebut. Setiap organisasi pasti memiliki tujuan yang tertuang dalam visinya, sedangkan setiap individu yang tergabung maupun yang berencana bergabung juga memiliki tujuan dan keinginan masing-masing. Sehingga perlu klarifikasi tujuan sebenarnya dalam organisasi. Apakah organisasi itu memiliki tujuan yang sama dengan kita. Sebelum pelaksanaan ini perlu dilakukan penyamaan tujuan antara semua masing-masing individu anggota dan visi dari organisasi itu. Dalam paparannya, Ka Ipin mengatakan bahwa ketika tujuan organisasi dan tujuan kita tidak sama, maka ada tiga cara yang dapat dilakukan, yaitu: Visi organisasi diubah, tujuan kita yang diubah, atau kita keluar dari organisasi karena merasa bahwa organisasi tersebut tidak cocok untuk kita.

Namun ka ipin juga menambahkan bahwa jangan mendahului visinya organisasi. Kalo sudah disepakasi visi organisasi yang merupakan penyatuan dari setiap anggota, maka jikalau visi suatu organisasi tersebut hanya dilingkungan sekedar kampus, kok kita mau nyampe ke tingkat nasional. Sehinggaa kita tidak bisa memaksakan keinginan kita tersebut untuk diterapkan di organisasi tersebut. Hal itu berarti berupa keinginan pribadi bukan keinginan organisasi meskipun itu baik. Mungkin keinginan seperti itu dapat dilaksanakan dan diaplikasikan untuk diterapkan menjadi misi organisasi pada periode selanjutnya dengan catatan telah menjadi keinginan organisasi.

Organisasi pastinya memiliki komposisi anggota yang tidak sedikit. Intinya lebih dari satu orang. Semakin banyak orang/anggota maka semakin tidak mudah untuk menyamakan tujuan. Tapi jangan nyerah dulu. Setiap orang memiliki karakter sendiri, potensi, kelebihan dan kekurangan. Banyak organisasi yang hanya mentok sampai pada karakter saja sehingga organisasi tersebut tidak mampu mengatur sumberdaya manusia yang begitu beragam. Salah satu bentuk perbedaan karakter adalah perbedaan pendapat dengan karakter masing-masing dan yang anggota lainnya tidak menerima. Disini perlu dilihat lebih jauh sehingga dalam berorganisasi tidak hanya dominan terpaku pada karakter. sehingga Perlu dilihat bentuk dari potensi anggota yang berbeda-beda. Setiap individu yang memiliki beragam karakter yang terkadang menjengkelkan memiliki potensi yang bahkan ketua organisasi tersebut juga tidak tahu. Ka ipin juga memaparkan bahwa yang terpenting dalam sebuah tim (organisasi) adalah mampu melihat dan mengetahui potensi dari masing-masing anggota.

Potensi anggota dapat dilihat melalui beberapa cara. Dapat dilakukan dengan cara menanyai langsung setiap anggota. Dari sini kita dapat menanyai misalkan aktivitas yang biasa dilakukan atau latar belakang anggota tersebut apa. Misal kan dia suka dengan administrasi dan memang kegemaran selama ini disana, maka kita bisa menentukan bahwa salah satu potensinya adalah kemampuan untuk menjadi bagian keadministrasian yang dia miliki dan mungkin tidak dimiliki yang lain. Begitu juga dengan kelebihan dan kekurangan individu anggota. Setiap anggota pastinya memiliki kelebihan masing-masing yang terkadang hanya dia yang memilikinya beserta juga kelemahanya. Kelebihan yang satu dapat menutupi kelemahan anggota lainnya. Sehingga dalam organisasi akan muncul segala kelebihan masing-masing anggota beserta potensinya dan berusaha saling menutupi segala kekurangan untuk belajar bersama dalam rangka menuju tujuan organisasi.

Kedua adalah Tim. Kenapa tadi kita berkutik pada tujuan, karakter,potensi, dan kelebihan? Karena kita ini akan menata puzzle-puzzle yang berbeda-beda. Sehingga diperlukan kemampuan memahami tujuan, karakter, potensi dan kelebihan. Dalam tim, seorang pemimpin harus benar benar menjadi pemimpin bukan sekedar pimpinan. Pemimpin berbeda dengan pimpinan. Pemimpin adalah individu yang dianggap dapat dipercaya mengemban amanah dan mampu memimpin bawahannya dengan kelebihan yang dia miliki dan di terima oleh anggota-anggotanya. Sedangkan pimpinan lebih ke arah struktural saja. Pimpinan memiliki posisi diatas sebagai atasan, namun belum tentu dapat memimpin bawahannya dikarenakan mungkin kurang memiliki kemampuan/kelebihan yang diperlukan untuk menjadi pemimpin. Sehingga seorang pemimpin harus berani berkorban. Jangan pernah mengorbankan orang lain (anggotanya). Contoh dari kasus ini adalah pemimpin harus dapat menjemput potensi anggotanya yang mungkin tidak terlihat sehingga dapat berada pada posisi yang sesuai. Jika pemimpin meletakkan posisi anggota secara otoriter padahal sebenarnya anggota tersebut tidak mau karena bukan pada keinginan dan kelebihannya, maka dia telah mengorbankan potensi anggota tersebut yang sebenarnya mungkin dia memiliki kemampuan yang lebih jikalau berada pada posisi yang tepat.

Ketiga adalah Time (waktu). Setiap pengurus dalam suatu tim harus tahu kapan dari mulai dilantik sampai waktu berakhirnya kepengurusan. Selain itu, perlu dirinci kegiatan apa selama seminggu, sebulan, dua bulan kedepan sampai dengan berahirnya kepengurusan meskipun hanya rincian kasar. Sehingga tidak akan terjadi kebingungan tentang apa yang harus dilakukan ketika menjabat sebagai anggota tim.

Berikut diatas adalah beberapa paparan tentang pra pelaksanaan tim. Sedikit catatan dari kak ipin sebagai tambahan adalah, pertama, dalam pembuatan laporan pertanggung jawaban setiap kegiatan, harus ada catatan perjalanan dari awal persiapan sampai dengan berahirnya. Misalkan rapat pertama seperti apa, rapat kedua seperti apa, kekurangannya apa, harusnya bagaimana, ada usulan apa. Trus pada hari-H juga. Apa kekurangannya, harusnya bagaimana, kendalanya apa, ada insiden apa, harusnya jangan diulangi. Sehingga lebih baik mencari kesalahan yang lain dari pada melakukan kesalahan yang sama. Apalagi jika kesalahan itu sama dan acara tersebut merupakan acara rutinan yang sebenarnya selalu ada dan kitt selalu melakukan kesalahan yang sama. Sebaiknya kita tidak terjatuh ke lubang yang sama. Lebih baik jatuh kelubang yang berbeda sehingga kita dapat menandai kalau disitu ada lubang, jangan lewat daerah itu lagi dan berusaha agar tidak terjatuh sama sekali.

Bahasan selanjutnya adalah pada pelaksanaan suatu Tim. Ada empat komponen yaitu A-T-A-P. A=Aktor, T=time schedule, A=Assembly, dan P=Problem. Dalam hal ini, Ka ipin baru memaparkan komponen Aktor saja. Yaitu : bahasan dalam Aktor adalah subjek dan objek. Maksutnya andaikata dalam sebuah acara, yang dimaksud sebagai aktor mencakup panitia, peserta, undangan serta siapapun yang terlibat dalam acara tersebut. Sehingga ketika kita mencontohkan kepanitiaan, pada waktu sebelum itu, kita harus tahu struktur dari kepanitiaan. Sehingga akan terbentuk struktur, posisi, dan tahu tugas-tugasnya. Dalam struktur Setiap posisi ada orang, hak, dan kewajibannya sesuai posisi itu. Nahh.. hak dan kewajiban inilah yang dinamakan Job Dis. Struktur kepanitiaan memiliki bentuk bagan struktural yang bermacam-macam. Semua tergantung pada tujuan dan kebutuhan tim. Biasanya secara umum di IPB berbentuk dari atas berupa ketua, wakil ketua, bndahara, dan sedkretaris sebagai BPH. Di atas BPH atau disampingnya biasanya berupa Steering comitte (SC). Kemudian di bawah BPH berupa struktur divisi-divisi. Divisi yang ada biasanya adalah acara, humas, logstran, PDD, Konsumsi dan lainnya sesuai kebutuhan. Divisi ini dapat di gabungkan dari satu divisi menjadi satu divisi atau sebaliknya sesuai dengan kebutuhan acara. Penambahan divisi dapat dilakukan manakala memang dibutuhkan bagian yang perlu mendapatkan perhatian khususu misalnya dalam acara perlombaan, biasanya akan ada satu divisi tambahan yang berupa divisi kesekretariatan yang akan mendapat hak dan kewajiban untuk mengurus kelengkapan administrasi dan lainnya dari peserta lomba.

Semua hubungan masing masing divisi, baik BPH, antar BPH, BPH dengan anggota, BPH dengan SC harus ada ketetapan dalam AD/ART yang di sepakati bersama. Sebagai contoh apakah Sc memiliki kewenangan untuk turut serta terlibat dalam tim atau hanya dapat memberikan masukan-masukan dan keputusan selanjutnya diserahkan kepada BPH yang kemudian akan di turunkan kesetiap divisi-divisi. Selain itu, Setiap divisi juga diperlukan bendahara dan sekretaris sehingga setiap divisi memiliki administrasi yang rapih dan terkoordinasi.

Sekian resume dari pertemuan kedua klub Keorganisasian, semoga bermanfaat.. mohon maaf jika banyak kekurangan.

Klub keorganisasian “terbaik menginspirasi”.(Hasan)